Política de Protección de Datos Personales para Colaboradores
La protección de la privacidad constituye un compromiso esencial para UNIVERSAL AFIR, S.A. («Universal Afir»), que desarrolla su actividad en esta materia de conformidad, entre otras normas, con el Reglamento General de Protección de Datos («RGPD»), Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril, con la Ley de aplicación del RGPD en el ordenamiento jurídico portugués, Ley n.º 58/2019, de 8 de agosto, y con toda la normativa nacional aplicable.
La presente Política de Protección de Datos Personales y Privacidad («Política de Colaboradores») proporciona información detallada sobre la forma en que Universal Afir trata los datos personales de sus Colaboradores, de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos personales y privacidad. Esta Política de Colaboradores no forma parte integrante del contrato de trabajo.
En determinados casos, esta Política de Colaboradores también se aplica al tratamiento de datos de familiares, personas dependientes, beneficiarios u otras personas que mantengan una relación relevante con Colaboradores o antiguos Colaboradores.
Aunque determinados Colaboradores tengan una responsabilidad adicional a la hora de garantizar la seguridad de los datos personales y que su tratamiento se realice de forma lícita, atendiendo a las funciones que desempeñan, todos los Colaboradores de Universal Afir comparten esta responsabilidad.
Si tiene dudas sobre cómo debe tratar los datos personales, o alguna cuestión o preocupación relacionada con la aplicación de esta Política de Colaboradores o con una posible vulneración de la misma, deberá solicitar asesoramiento al Departamento de Recursos Humanos.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Universal Afir, con domicilio social en Cova do Frade, freguesia de Ovar, 3880-020 Ovar, con un capital social de 5.800.000,00 €, número único de registro y de identificación de persona jurídica 500 293 473, inscrita en la Conservatória do Registo Predial/Comercial de Ovar, es la entidad responsable del tratamiento de los datos personales de los Colaboradores, al determinar qué datos se recogen, los medios utilizados para su tratamiento y las finalidades para las que se utilizan.
- ¿QUIÉN ES EL INTERESADO?
Los interesados son los candidatos a puestos de trabajo, Colaboradores, antiguos Colaboradores, prestadores de servicios y becarios de Universal Afir («Colaboradores») a quienes se refieren los datos personales.
- ¿QUÉ SON LOS DATOS PERSONALES Y QUÉ CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES SE TRATAN?
Se considera dato personal cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable. La identificación puede realizarse directa o indirectamente mediante un identificador como, por ejemplo, el nombre, un número de identificación, datos de localización, identificadores electrónicos o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.
Universal Afir puede tratar distintas categorías de datos personales, entre ellas:
Datos de identificación personal | Nombre completo, edad, altura, peso, sexo, fecha de nacimiento, dirección, nacionalidad, lugar de nacimiento, idioma, documento de identificación, organismo emisor y fechas de emisión y caducidad, fotografía/imagen, NISS, NIF, firma, CIRS, tramo de la Seguridad Social, estado civil, nombre y NIF, permiso de conducir, justificante de domicilio e imágenes obtenidas mediante CCTV. |
Datos relacionados con la situación profesional | Empresa empleadora, número de empleado, categoría profesional, puesto, situación profesional, lugar de trabajo, departamento/área, fecha de inicio de la relación laboral, fecha de inicio en el puesto, fecha de reanudación de la relación laboral, fecha de suspensión de la relación laboral, fecha de finalización de la relación laboral, motivo de salida, antigüedad, horario de trabajo, régimen de jornada, fecha/hora de entrada y salida, asistencia y absentismo, tipo de contrato, duración del contrato, sanciones disciplinarias, evaluación del desempeño y datos relativos al vehículo. |
Datos de selección y contratación | Fecha de candidatura, resultados de entrevistas, resultados de pruebas de selección, curriculum vitae y certificados académicos. |
Datos relativos a la situación financiera | Ingresos y remuneraciones, cotizaciones financieras y a la Seguridad Social, compromisos financieros periódicos, declaración del IRS y declaración de beneficios. |
Datos pertenecientes a categorías especiales | Datos relativos a la salud, tipo de examen, fecha del examen, resultados del examen, fecha de alta médica, número de días de baja y certificado de aptitud médica. |
Datos de contacto | Número de teléfono/móvil, extensión interna, número de fax, dirección de correo electrónico, fecha/hora de contacto, origen del contacto, medio de contacto preferente, persona de contacto y contacto de emergencia. |
Datos derivados de procedimientos judiciales | Acciones judiciales, número de procedimiento judicial, procedimiento contencioso, tipo de procedimiento, resultado del procedimiento, importe reclamado, infracciones penales y denuncias, identificación de la última actuación, fecha de la última actuación, créditos preferentes y embargo de créditos. |
Datos de autenticación y acceso | Cuenta de usuario, nombre de usuario, contraseña, fecha de creación, validez del acceso y registro de entradas y salidas. |
Datos de navegación web | Identificador electrónico (MAC, IP), fecha/hora de inicio de la conexión, fecha/hora de finalización de la conexión, origen de la navegación web, URL visitada, sitio web y nombre del host. |
Universal Afir informa de que, en lo que respecta al tratamiento de datos personales derivado del cumplimiento de obligaciones legales en materia de medicina del trabajo, únicamente recibirá los resultados necesarios para la toma de decisiones laborales a través del certificado de aptitud para el trabajo y no tendrá acceso en ningún momento a datos relativos a la salud.
- ¿CÓMO Y CUÁNDO SE RECOPILAN LOS DATOS PERSONALES DE LOS COLABORADORES?
Universal Afir recopila los datos personales principalmente de forma directa, es decir, a partir de la información facilitada directamente por el propio interesado. No obstante, los datos personales también pueden obtenerse a través de otros Colaboradores, superiores jerárquicos, la Dirección de Recursos Humanos o terceros, como referencias de empleadores anteriores, información fiscal procedente de la Administración Tributaria, información sobre cotizaciones de la Seguridad Social o notificaciones judiciales. En determinadas circunstancias, los datos personales también pueden recopilarse indirectamente mediante dispositivos de control, como sistemas de reconocimiento facial o huella dactilar, dentro de los límites permitidos por la legislación aplicable.
Los datos personales pueden recopilarse en las siguientes circunstancias:
- Durante el proceso de selección y contratación;
- En el momento de la formalización del contrato;
- Durante la ejecución del contrato;
- Para la concesión de beneficios;
- En otras situaciones debidamente justificadas.
- FINALIDADES Y BASES JURÍDICAS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales se tratan con fines relacionados con la gestión de recursos humanos y la seguridad de las personas y bienes, principalmente en el marco de las siguientes actividades:
– Control de accesos físicos; – Control de accesos lógicos; – Control horario y de asistencia; – Gestión administrativa; – Gestión de litigios; – Gestión de contratos; – Gestión de recursos humanos; – Gestión de sanciones disciplinarias; – Gestión y mantenimiento de sistemas y tecnologías de la información; – Gestión económica y contable; – Gestión financiera; | – Formación profesional; – Organización y gestión de eventos; – Organización de formaciones internas; – Gestión de nóminas y beneficios; – Selección y contratación; – Seguridad y Salud en el Trabajo. |
Las bases jurídicas que legitiman el tratamiento de datos personales por parte de Universal Afir son las siguientes:
- Medidas precontractuales y/o ejecución de un contrato: Los datos personales son necesarios para la celebración, ejecución y gestión del contrato suscrito con Universal Afir.
- Cumplimiento de una obligación legal: Los datos son necesarios para el cumplimiento de una obligación jurídica a la que esté sujeta Universal Afir.
- Interés legítimo: Los datos pueden ser necesarios para llevar a cabo determinadas operaciones relacionadas con la actividad empresarial de Universal Afir, salvo cuando prevalezcan los derechos relativos a la privacidad y protección de datos.
- Consentimiento: Los datos personales podrán tratarse mediante una manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, mediante una declaración o una clara acción afirmativa, que sus datos personales sean objeto de tratamiento.
De este modo, el responsable del tratamiento podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:
- PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
Universal Afir conservará los datos personales de los interesados únicamente durante el periodo estrictamente necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recopilados.
En determinados casos, la legislación exige conservar los datos durante un periodo específico. Es el caso, por ejemplo, de los datos necesarios para facilitar información a la Autoridade Tributária, que deberán conservarse durante 10 años, de acuerdo con la legislación vigente.
Universal Afir también conservará los datos durante el periodo en el que mantenga una relación contractual con el Colaborador y durante el tiempo necesario para cumplir sus obligaciones legales una vez finalizada dicha relación.
Cuando exista un procedimiento judicial, en particular derivado de un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, la información podrá conservarse durante un periodo superior mientras siga siendo necesaria, por ejemplo, para una revisión judicial de una incapacidad.
El expediente individual del Colaborador se conservará, a efectos históricos, en un repositorio de respaldo (backup), y Universal Afir garantizará la aplicación de las medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales.
Para determinadas finalidades, el periodo de conservación podrá ser inferior. En esos casos, los datos personales se conservarán únicamente mientras sean necesarios para la finalidad para la que fueron recopilados.
- COMUNICACIÓN DE DATOS PERSONALES
Los datos personales de los Colaboradores únicamente serán comunicados cuando resulte necesario para las finalidades anteriormente descritas.
Los datos personales también podrán facilitarse a empresas contratadas para prestar servicios a Universal Afir. Estas empresas, en calidad de encargados del tratamiento y vinculadas contractualmente a Universal Afir mediante contrato escrito, únicamente podrán tratar los datos personales para las finalidades específicamente establecidas y no estarán autorizadas a tratarlos, directa o indirectamente, para ninguna otra finalidad, en beneficio propio o de terceros.
En cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales, los datos personales podrán comunicarse a terceros para el cumplimiento de sus propias finalidades, incluidos bancos y compañías de seguros, autoridades judiciales, administrativas, supervisoras o reguladoras, así como entidades que lleven a cabo lícitamente actividades de recopilación de datos, prevención y lucha contra el fraude o estudios estadísticos.
Los datos personales de los Colaboradores podrán comunicarse, entre otras, a las siguientes entidades:
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- TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS A OTRAS ENTIDADES
Por regla general, los datos personales recopilados y utilizados por Universal Afir no se facilitan a terceros establecidos fuera de la Unión Europea. En caso de que se produzcan transferencias internacionales de datos personales, Universal Afir se compromete a garantizar que dichas transferencias cumplan las disposiciones legales aplicables, especialmente en lo relativo a la determinación del nivel adecuado de protección de datos del país de destino y a los requisitos aplicables a dichas transferencias.
- PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD
Universal Afir trata los datos personales en el marco de las finalidades anteriormente indicadas y dentro de los límites establecidos por el Código do Trabalho, de conformidad con esta Política de Colaboradores y con las normas internas, aplicando medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar su seguridad y confidencialidad, especialmente frente al tratamiento no autorizado o ilícito y frente a su pérdida, destrucción o daño accidental. Los datos también podrán tratarse posteriormente con fines estadísticos.
De conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos y ciberseguridad, Universal Afir adopta procedimientos adecuados destinados a prevenir accesos no autorizados y el uso indebido de los datos personales.
Únicamente el personal autorizado podrá acceder a datos personales en el ejercicio de sus funciones.
- OBLIGACIONES DEL COLABORADOR EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El Colaborador deberá actuar de conformidad con las normas jurídicas aplicables en materia de protección de datos personales y con las normas internas vigentes en esta materia, incluidos los reglamentos internos y las instrucciones de trabajo relacionadas con la protección de datos y la seguridad de la información, la legislación sobre protección de datos personales y todas las normas complementarias. El Colaborador reconoce expresamente que conoce los términos de esta Política de Colaboradores aprobada por el Responsable del Tratamiento.
- DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD
El Colaborador estará sujeto al deber de secreto y confidencialidad siempre que trate datos personales, de conformidad con la legislación aplicable y con las cláusulas contractuales correspondientes.
El Colaborador deberá garantizar la confidencialidad de todos los datos personales que se encuentren bajo su responsabilidad profesional y se compromete a cumplir todas las medidas procedimentales, técnicas y organizativas necesarias para preservar la confidencialidad de los datos e información personal. Los datos deberán tratarse de forma que se garantice su seguridad, incluida la protección frente al tratamiento no autorizado o ilícito y frente al acceso, modificación, divulgación, utilización, destrucción o daño accidental, adoptándose las medidas que se consideren adecuadas a tal efecto.
- OBLIGACIÓN DE NOTIFICAR UNA VIOLACIÓN DE DATOS PERSONALES
El Colaborador deberá conocer y cumplir las normas del sistema de gestión de incidentes relacionados con datos personales y seguridad de la información.
El Colaborador deberá notificar por escrito a Universal Afir cualquier violación de datos personales, independientemente de que pueda suponer un riesgo o un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas, en un plazo máximo de 2 (dos) horas desde que tenga conocimiento de la misma. A la mayor brevedad posible y, como máximo, en un plazo de 6 (seis) horas, deberá proporcionar al menos la siguiente información, además de cualquier otra que Universal Afir considere pertinente:
- Descripción de la naturaleza de la violación de datos personales, incluyendo, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, así como las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados;
- Descripción de las posibles consecuencias de la violación de datos personales, cuando sea posible;
- Descripción de las medidas adoptadas o propuestas por el Colaborador para hacer frente a la violación de datos personales;
- Indicación de si la violación puede suponer un riesgo o un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas;
- Si la violación supone un alto riesgo, descripción de las medidas de protección técnicas y organizativas que puedan adoptarse y, cuando dichas medidas ya se hayan aplicado a los datos personales afectados, indicación de las mismas, especialmente cuando hagan que los datos resulten ininteligibles para cualquier persona no autorizada, como ocurre con el cifrado;
- Si la violación supone un alto riesgo, descripción de las medidas posteriores que puedan garantizar que dicho riesgo para los derechos y libertades de los interesados deje de ser susceptible de materializarse.
- TRATAMIENTO CON FINES DE MOTIVACIÓN, FORMACIÓN, OCIO, CULTURA Y RECREACIÓN, Y PARA LA CONCESIÓN DE BENEFICIOS LABORALES
En el marco de la relación laboral podrán realizarse operaciones de tratamiento de los datos personales de contacto de los Colaboradores para la organización de actividades de motivación, formación, ocio, cultura, recreación o entretenimiento promovidas por Universal Afir. También podrán recopilarse y publicarse imágenes de la participación en estos eventos, tanto fotografías como vídeos, con fines de motivación de recursos humanos, formación profesional, difusión y comunicación interna sin finalidad comercial.
El tratamiento de datos personales para la concesión de beneficios laborales por parte del empleador podrá implicar la comunicación de dichos datos a terceras entidades contratadas por el empleador y responsables de gestionar dichos beneficios para el Colaborador.
- DERECHOS DE LOS INTERESADOS Y RESPUESTA A SUS SOLICITUDES
El Colaborador tiene derecho a solicitar a Universal Afir el acceso a sus datos personales, así como su rectificación, supresión y limitación del tratamiento. También tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales y a solicitar su portabilidad, en los casos legalmente previstos.
Cuando alguna de las bases jurídicas del tratamiento sea el consentimiento, el Colaborador tendrá derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado sobre la base del consentimiento otorgado con anterioridad a su retirada.
El Colaborador también tendrá derecho a presentar una reclamación ante la autoridad nacional de control portuguesa, la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).
Universal Afir no adopta decisiones automatizadas.
- EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS INTERESADOS
El interesado podrá ejercer sus derechos de forma gratuita, salvo cuando se trate de una solicitud manifiestamente infundada o excesiva, en cuyo caso podrá cobrarse una tarifa razonable teniendo en cuenta los costes administrativos correspondientes. Las solicitudes serán respondidas en un plazo máximo de 30 días, salvo en casos de especial complejidad.
El Colaborador podrá ejercer sus derechos mediante carta o correo electrónico:
Carta dirigida a:
Departamentos de Recursos Humanos
Avenida da Régua
3884 – 004
Ovar, Portugal
Correo electrónico:
La presente Política de Colaboradores podrá ser actualizada. Las diferentes versiones estarán disponibles en los lugares y plataformas habituales.
- OTROS AVISOS DE PRIVACIDAD Y NORMAS INTERNAS
Sin perjuicio de la información contenida en este documento, Universal Afir podrá tratar otros datos personales o categorías adicionales de datos cuando resulte necesario para una finalidad específica y dicho tratamiento sea conforme con la legislación aplicable. El interesado será informado previamente antes de que se lleve a cabo dicho tratamiento de datos personales.
En el ejercicio de sus funciones, el Colaborador deberá establecer las condiciones estructurales necesarias para el tratamiento de datos personales por parte de Universal Afir y garantizar un nivel adecuado de protección de los datos personales de conformidad con el Reglamento Interno de Protección de Datos.
- MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA
Universal Afir podrá modificar en cualquier momento la presente Política para adaptarla a nuevos requisitos legales o reglamentarios, así como actualizarla cuando resulte necesario. Recomendamos consultar periódicamente esta Política para comprobar si existen versiones más recientes.